Từ kỳ tính thuế 2026, doanh nghiệp trả lương phải cập nhật lại cách tính thuế TNCN: mức giảm trừ gia cảnh mới và biểu thuế lũy tiến 5 bậc thay cho 7 bậc. Bài viết hướng dẫn kế toán và nhân sự các bước cập nhật bảng lương theo quy định thuế TNCN 2026, kiểm tra chéo trước khi áp dụng và tránh các lỗi lệch số lũy kế thường gặp khi quyết toán.
Thuế TNCN 2026 thay đổi gì so với trước?
Theo Luật Thuế TNCN sửa đổi (tổng hợp của Thư viện Pháp luật, VietnamNet và LuatVietnam, 2025), các thay đổi chính áp dụng cho thu nhập từ tiền lương, tiền công từ kỳ tính thuế 2026 gồm:
- Giảm trừ gia cảnh cho bản thân người nộp thuế: 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm).
- Giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc: 6,2 triệu đồng/tháng.
- Biểu thuế lũy tiến từng phần rút từ 7 bậc còn 5 bậc, thuế suất từ 5% đến 35%.
Doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản gốc và hướng dẫn của cơ quan thuế trước khi áp dụng, vì ngưỡng thu nhập từng bậc phải lấy đúng theo quy định.
Điểm dễ bỏ sót: dù Luật có hiệu lực từ 1/7/2026, quy định về tiền lương, tiền công được áp dụng cho cả kỳ tính thuế 2026 tính từ đầu năm. Nghĩa là kỳ quyết toán năm 2026 sẽ tính theo quy tắc mới cho cả 12 tháng.
Cần chuẩn bị gì trước khi cập nhật bảng lương?
- Danh sách đầy đủ nơi đang tính thuế TNCN: file Excel lương từng tháng, từng chi nhánh, phần mềm nhân sự, công cụ tính gross-net đang dùng.
- Văn bản quy định mới và bảng ngưỡng thu nhập của biểu thuế 5 bậc để đối chiếu.
- Hồ sơ người phụ thuộc hiện hành, vì mức giảm trừ mới làm thay đổi số thuế của những nhân sự có đăng ký người phụ thuộc.
Kết quả mong đợi sau bước này: biết chính xác có bao nhiêu chỗ phải sửa. Nhiều doanh nghiệp chỉ sửa file lương chính mà quên công cụ tính offer cho ứng viên, dẫn tới chi phí tuyển dụng dự toán sai.
Các bước cập nhật cách tính thuế TNCN mới gồm những gì?
- Bước 1: Rà soát mọi công thức đang gắn mức giảm trừ cũ. Tìm theo giá trị số trong file (ví dụ mức giảm trừ cũ) để không sót công thức ẩn trong sheet phụ.
- Bước 2: Cập nhật mức giảm trừ gia cảnh mới cho bản thân và người phụ thuộc. Nên đặt các mức này ở một ô tham số chung thay vì gõ cứng trong từng công thức, lần điều chỉnh sau chỉ sửa một chỗ.
- Bước 3: Thay biểu thuế 7 bậc bằng biểu 5 bậc. Kiểm tra cả các công thức tính nhanh theo bậc cũ, vì cách tính tắt theo biểu cũ sẽ cho kết quả sai với biểu mới.
- Bước 4: Tính lại các hợp đồng thỏa thuận lương net. Số gross-up phụ thuộc biểu thuế, nên cùng một lương net, chi phí doanh nghiệp chịu sẽ khác trước.
- Bước 5: Chạy song song hai công thức cũ - mới cho một kỳ lương, đối chiếu chênh lệch từng nhân sự. Chênh lệch phải giải thích được bằng quy định mới; nếu không, công thức đang sai ở đâu đó.
Kết quả mong đợi: bảng lương khấu trừ đúng theo quy định mới, có bản đối chiếu lưu lại làm bằng chứng khi quyết toán.
Những lỗi thường gặp khi chuyển sang biểu thuế 5 bậc là gì?
- Sửa công thức tháng hiện tại nhưng quên số lũy kế từ đầu năm: đây là lỗi phổ biến nhất, thường chỉ lộ ra khi quyết toán.
- Cập nhật file lương chính nhưng quên các file nhánh: lương thử việc, lương khoán, bảng tính offer.
- Quên cập nhật quy tắc cho khoản chi trả vãng lai có khấu trừ tại nguồn.
- Không lưu lại phiên bản công thức cũ để đối chiếu khi cần giải trình.
Cách phòng tránh chung: quản lý quy tắc tính thuế ở một nơi duy nhất. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp đưa tính lương vào hệ thống thay vì tiếp tục vận hành bằng Excel.
Khi nào nên đưa tính lương vào hệ thống thay vì Excel?
Nếu doanh nghiệp dưới 20 nhân sự và một người phụ trách toàn bộ bảng lương, Excel vẫn kiểm soát được. Dấu hiệu nên chuyển sang hệ thống:
- Mỗi lần chính sách thuế đổi phải sửa tay hàng chục file, không ai chắc đã sửa hết.
- Dữ liệu lương, bảo hiểm, thuế nằm rải rác, đối chiếu cuối kỳ mất nhiều ngày, tương tự bài toán rút ngắn thời gian chốt số cuối tháng.
- Cơ quan thuế chuyển sang quản lý bằng dữ liệu và phân nhóm rủi ro, số liệu lương - thuế - bảo hiểm lệch nhau là điểm trừ khi giải trình.
Khi quy tắc tính thuế nằm trong hệ thống, một lần cập nhật áp dụng cho toàn bộ kỳ lương, và mọi con số truy ngược được về nguồn dữ liệu đã chuẩn hóa.
Tình huống minh hoạ: Một doanh nghiệp dịch vụ khoảng 80 nhân sự (ví dụ minh hoạ) tính lương trên 12 file Excel theo tháng. Khi biểu thuế thay đổi, kế toán phải sửa từng file và vẫn sót một file chi nhánh. Sau khi đưa quy tắc tính thuế về một tham số chung trong hệ thống, việc cập nhật chính sách mới chỉ còn là một lần khai báo, bảng đối chiếu cũ - mới xuất tự động cho từng nhân sự.
Nguồn tham khảo: Mức giảm trừ gia cảnh 2026 (Thư viện Pháp luật); Thay đổi lớn về giảm trừ gia cảnh từ 2026 (VietnamNet); Cách tính thuế TNCN 2026 (LuatVietnam).
Nếu mỗi kỳ lương doanh nghiệp của bạn vẫn phải sửa tay nhiều file, đội ngũ Smartcore có thể demo luồng tính lương với quy tắc thuế quản lý tập trung, phù hợp với mô hình doanh nghiệp của bạn.