Một doanh nghiệp phân phối có nhiều kho và đội bán hàng ở các khu vực khác nhau từng chia sẻ: việc chốt số cuối tháng luôn là giai đoạn căng thẳng nhất.
Tóm tắt nhanh: Chốt số cuối tháng kéo dài chủ yếu vì dữ liệu bán hàng, tồn kho và công nợ rải rác. Khi đưa về một nguồn dữ liệu tập trung, kế toán chuyển từ đi gom số sang rà soát và xác nhận, rút ngắn thời gian và tăng độ tin cậy số liệu.
Vì sao chốt số cuối tháng thường kéo dài nhiều ngày?
Cuối tháng, kế toán phải chờ số liệu bán hàng, tồn kho và công nợ từ nhiều nơi gửi về, rồi mới ngồi đối chiếu. Mỗi nơi một kiểu file, nên việc chốt số thường kéo dài.
- Dữ liệu phân tán giữa các kho và đội bán hàng, khó khớp khi tổng hợp.
- Đối chiếu công nợ, tồn kho thủ công dễ sai và tốn thời gian.
Dữ liệu tập trung giúp rút ngắn thời gian chốt số thế nào?
Đưa bán hàng, kho và công nợ về cùng một hệ thống, dùng chung một nguồn dữ liệu. Số liệu cập nhật ngay khi phát sinh, thay vì đợi tổng hợp thủ công. Khi dữ liệu đã nằm chung một chỗ, chốt số cuối tháng chủ yếu là rà soát và xác nhận, áp lực cuối tháng giảm đáng kể và số liệu đáng tin hơn để ra quyết định.
Nền tảng cho việc này là đưa dữ liệu rời rạc về một hệ thống tập trung và chuẩn hóa dữ liệu trước khi dùng AI; với hóa đơn, xem thêm chuẩn bị dữ liệu cho hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn hóa dữ liệu chốt số từ đâu?
Tình huống minh hoạ: Doanh nghiệp phân phối nói trên khi gom bán hàng, kho và công nợ về một hệ thống chung đã chuyển khâu chốt số từ "đi gom số" sang "rà soát và xác nhận", thời gian chốt số rút ngắn rõ rệt. Mức cải thiện tùy quy mô từng doanh nghiệp.
Tham khảo thêm góc nhìn tại Cổng chuyển đổi số (moj.gov.vn) và CafeF. Bạn cũng có thể xem giải pháp ERP và tư vấn AI của Smartcore.
Nếu doanh nghiệp của bạn cũng mất nhiều thời gian cho khâu chốt số, Smartcore có thể cùng bạn rà soát xem dữ liệu đang đứt gãy ở khâu nào trước. Đăng ký trải nghiệm MIỄN PHÍ tại: https://smtc.vn